يعتمد نظام اختزان المعلومات بصفة أساسية على النظام الإلكترونى ، سواء لواصفات المكنز نفسه أو قواعد البيانات التى ستعتمد عليه ، وذلك بوضع برنامج مخصص لحفظ واسترجاع المادة ، مع الأخذ في الاعتبار حقيقة أن المادة تحتوى في معظمها على الوسائط المتعددة . ومن ثم فقد عكف مركز التراث الطبيعى والحضارى على إعداد قاعدة معلومات متخصصة تحوى جميع واصفات المكنز ، وقد اختبرت عملياً . وعليه فإننا الآن نملك قاعدة معلومات مخصصة لتوثيق مواد الفولكلور .